Freigeben

Sie können ein Dokument über eine Verknüpfung für andere freigeben. Die erstellten Verknüpfungen sind unter dem Knoten "Freigabe" im Repository verfügbar.

Um Dokumente freigeben zu können, muss Benutzern für ihre Rolle in der Therefore™-Kategorie, in der die Dokumente enthalten sind, die Berechtigung "Dokumente freigeben" zugewiesen sein.

Dialogfeld "Freigabe"

Freigeben für
Legen Sie fest, für wen das Dokument freigegeben werden soll. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

Meine Organisation	Authentifizierte Therefore™-Benutzer können die Verknüpfung verwenden.
Bestimmte Personen	Wählen Sie bestimmte authentifizierte Therefore™-Benutzer aus, die die Verknüpfung verwenden dürfen.
Alle	Die Verknüpfung kann ohne Authentifizierung verwendet werden.

Dateiformat
Diese Option wird angezeigt, wenn im Menü "Freigeben für" die Option "Alle" ausgewählt wurde. Behalten Sie das ursprüngliche Dateiformat bei oder konvertieren Sie die Datei zu PDF. Wenn mehrere Dateien im Originalformat freigegeben werden, können sie als ZIP-Archiv heruntergeladen werden.

Berechtigungen
Diese Option wird angezeigt, wenn eine Verknüpfung für authentifizierte Benutzer freigegeben werden soll. Fügen Sie hier zusätzliche Berechtigungen zum Dokument hinzu. Die gewählte Berechtigung gilt zusätzlich zu den Berechtigungen des Benutzers, die der rollenbasierte Zugriff gewährt.

Anzeigen gewähren	Gestattet dem Empfänger, das Dokument anzuzeigen.
Bearbeiten gewähren	Gestattet dem Empfänger, das Dokument zu bearbeiten.
Nur Empfängerberechtigungen	Dem Benutzer, der die Verknüpfung erhält, werden keine zusätzlichen Berechtigungen gewährt.

Zusätzliche Berechtigungen werden nur für das spezifische Dokument gewährt, auf das über den Link zugegriffen wird.

Das Gewähren zusätzlicher Berechtigungen auf Dokumentebene kann im Therefore™ Solution Designer mithilfe der Einstellung "Freigabeoptionen" deaktiviert oder eingeschränkt werden.

Dateititel (ohne Erweiterung)
Diese Option wird angezeigt, wenn im Menü "Freigeben für" die Option "Alle" ausgewählt wurde. Definieren Sie einen Dateinamen für die generierte freigegebene Datei bzw. das generierte ZIP-Archiv.

Ablaufdatum
Wählen Sie das Datum aus, an dem die Verknüpfung ablaufen soll. Abgelaufene Verknüpfungen können reaktiviert werden, indem Sie die Option "Verknüpfungen verwalten" für ein Dokument in der Trefferliste wählen, auf "Bearbeiten" klicken und das Ablaufdatum auf ein Datum in der Zukunft ändern.

Standardmäßig laufen Verknüpfungen nach einem Zeitraum von 30 Tagen ab. Abgelaufene Verknüpfungen werden 90 Tage lang im System aufbewahrt. Während dieser Zeit können sie reaktiviert werden.

Diese Standardeinstellungen können im Therefore™ Solution Designer über die Option "Ablaufperiode in Tagen/Aufbewahrungsfrist für Dokumente (Tage)" geändert werden.

Kennwort
Richten Sie ein Kennwort für den Zugriff auf die Verknüpfung ein.

Kennwort bestätigen
Bestätigen Sie das Kennwort.

Bestimmte Personen
Diese Option wird angezeigt, wenn im Menü "Freigeben für" die Option "Bestimmte Personen" ausgewählt wurde. Öffne das Dialogfeld "Benutzer und Gruppen", in dem Sie die Therefore™-Benutzer auswählen können, mit denen Sie die Verknüpfung teilen wollen.

Dialogfeld "Freigabe verwalten"
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Verknüpfung, um sie zu kopieren, zu bearbeiten oder zu widerrufen. Durch Klicken auf "Verknüpfung bearbeiten" klicken, wird das Dialogfeld "Freigabe" erneut geöffnet. Wenn Sie eine Verknüpfung widerrufen, wird sie aus dieser Liste entfernt.