Verlauf

Der Therefore™ Navigator führt ein chronologisches Protokoll der Ereignisse in Bezug auf ein Dokument, eine Akte oder eine Workflow-Instanz. Anhand dieser Protokolle können Benutzer eine detaillierte Aufzeichnung der Aktivitäten im Zusammenhang mit diesen Elementen führen.

Alle drei Protokolle können über den Navigator aufgerufen werden, indem Sie das Element auswählen und dann im Menüband der Registerkarte "Start" die Option "Verlauf" wählen. Sie können sie auch aufrufen, indem Sie in der Trefferliste mit der rechten Maustaste auf ein Element (Workflow-Instanz, Akte oder Dokument) klicken und "Verlauf" aus dem Kontextmenü wählen.

In beiden Fällen wird das Dialogfeld "Verlauf" geöffnet. Benutzer können den Verlauf von Dokumenten oder Akten auch anzeigen, indem sie sie im Therefore™ Viewer öffnen. Der Verlauf erscheint als Registerkarte unter dem Dokument. Jedes Mal, wenn ein neues Ereignis erfasst wird, wird eine entsprechende Zeile in die Protokolltabelle eingetragen, wobei die Spalten der Tabelle zusätzliche Informationen für den Benutzer enthalten.

Dokumentverlauf

Die Tabelle "Dokumentverlauf" besteht aus 5 Spalten:

Version
Zeigt an, für welche Version des Dokuments das Ereignis erfolgt ist. Wird nur aktualisiert, wenn eine Änderung am Dokument vorgenommen wurde, so dass es in eine neue Version übergeht.

Benutzer
Zeigt an, welcher Benutzer für das Ereignis verantwortlich war.

Datum
Das Datum und die Uhrzeit des Ereignisses.

Ereignis
Die Art des Ereignisses, das erfolgt ist. In der folgenden Tabelle finden Sie eine ausführliche Beschreibung der Ereignisarten, die im Dokument- und Aktenverlauf erfasst werden.

Zusätzliche Informationen
Falls zutreffend, weitere Einzelheiten zur Art des Ereignisses.

Aktenverlauf

Die Tabelle "Aktenverlauf" enthält ähnliche Spalten wie die Tabelle "Dokumentverlauf", aber die Spalte "Dokument" ersetzt die Spalte "Version".

Dokument
Wenn eine Änderung an einem Dokument in der Akte vorgenommen wurde, sehen Benutzer hier, welches Dokument davon betroffen war.

Liste der Ereignisse – Dokument- und Aktenverlauf

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Liste aller Arten von Ereignis, die im Dokument- und Aktenverlauf erfasst werden.

Ereignis	Beschreibung	Inhalt von "Zusätzliche Informationen"	Dokumentverlauf oder Aktenverlauf
Dokument erstellt	Das Dokument wurde erstellt.	Der Titel¹ des Dokuments.	Beide
Neue Version erstellt	Eine neue Version des Dokuments wurde gespeichert.	Der Kommentar beim Einchecken.	Beide
Dokument gelöscht²	Das Dokument wurde logisch gelöscht und befindet sich jetzt im Papierkorb.	Leer	Beide
Dokument wiederhergestellt	Das Dokument wurde aus dem Papierkorb wiederhergestellt.	Der Titel¹ des Dokuments.	Beide
Dokument-Indexdaten geändert	Die Indexdaten des Dokument wurden geändert.	Die geänderten Indexdatenfelder³.	Beide
Dokument gedruckt	Das Dokument wurde gedruckt.	Leer	Beide
Dokument exportiert	Das Dokument wurde exportiert oder per E-Mail versendet. Umfasst Workflow-Aktivitäten: WF E-Mail senden (beim Anfügen des Dokuments), WF Export, REST-Dienst aufrufen (beim Hochladen von Inhalten), Zur Signatur senden und Smart Capture Upload.	Leer, wenn das Dokument manuell exportiert wurde. Die Workflow-Prozessinformationen, wenn der Export über eine Workflow-Aktivität erfolgte.	Beide
Dokumentzusammenarbeit gestartet	Nähere Informationen finden Sie auf der Referenzseite "Dokumentzusammenarbeit".	Leer	Beide
Dokumentzusammenarbeit abgeschlossen	Nähere Informationen finden Sie auf der Referenzseite "Dokumentzusammenarbeit".	Leer	Beide
Dokumentzusammenarbeit abgebrochen	Nähere Informationen finden Sie auf der Referenzseite "Dokumentzusammenarbeit".	Leer	Beide
Dokumentzusammenarbeitsverknüpfung verwendet	Nähere Informationen finden Sie auf der Referenzseite "Dokumentzusammenarbeit".	Leer	Beide
Dokument freigegeben	Ein Freigabelink für das Dokument wurde erstellt.	Die Konfiguration des Freigabelinks	Beide
Dokumentfreigabeverknüpfung widerrufen	Ein Freigabelink für das Dokument wurde widerrufen.	Die ersten 5 Zeichen der Link-ID	Beide
Dokumentfreigabeverknüpfung bearbeitet	Ein Freigabelink für das Dokument wurde bearbeitet.	Die neue Konfiguration des Freigabelinks	Beide
Freigabeverknüpfung verwendet	Ein Freigabelink wurde für den Zugriff auf das Dokument verwendet.	Die ersten 5 Zeichen der Link-ID	Beide
Dokument abgerufen	Das Dokument wurde abgerufen. Dies umfasst alle Methoden zum Abrufen eines Dokuments, einschließlich anderer Dienste⁴.	Leer	Beide
Dokument über Portal abgerufen	Das Dokument wurde über das Portal abgerufen.	Leer	Beide
Dokument zu Akte hinzugefügt	Das Dokument wurde zu einer bestehenden Akte hinzugefügt. Dies bedeutet, dass die Indexdaten so geändert wurden, dass sie auf eine andere Akte verweisen.	Leer	Nur Aktenverlauf
Dokument aus Akte heraus verschoben	Das Dokument wurde aus einer bestehenden Akte heraus verschoben. Dies bedeutet, dass die Indexdaten so geändert wurden, dass sie auf eine andere Akte verweisen.	Leer	Nur Aktenverlauf
Akte erstellt	Eine neue Akte wurde erstellt.	Name der Akte¹.	Nur Aktenverlauf
Akte geschlossen	Die Akte wurde geschlossen.	Leer	Nur Aktenverlauf
Aktenkopfzeile geändert	Die Indexdaten einer Akte wurden geändert.	Die geänderten Indexdatenfelder³.	Nur Aktenverlauf
Akte wiedereröffnet	Die Akte wurde wiedereröffnet.	Leer	Nur Aktenverlauf
Akte gelöscht	Die Akte wurde logisch gelöscht und befindet sich jetzt im Papierkorb.	Leer	Nur Aktenverlauf
Akte wiederhergestellt	Die Akte wurde aus dem Papierkorb wiederhergestellt.	Name der Akte¹.	Nur Aktenverlauf

Dieser Titel entspricht der Einstellung "Verlauf – Dokumentname" im Konfigurationsfenster "Dokumenttitel" von Therefore™ Solution Designer.
Der Verlauf eines gelöschten Dokuments kann nicht angezeigt werden. Dieses Ereignis ist nur als Eintrag sichtbar, wenn ein Dokument aus dem Papierkorb wiederhergestellt wurde.
Dieses Feld enthält die geänderten Indexdatenfelder. Die vorherige Wert wird in Klammern angezeigt. Wenn kein vorheriger Wert vorhanden war, fehlt dieser. Mehrere Schlüsselwörter werden mit einem Pluszeichen vor hinzugefügten Werten und einem Minuszeichen vor entfernten Werten erwähnt. Sie können festlegen, welche Felder verglichen und angezeigt werden. Dies geschieht über die Einstellung "Verlauf - Indexdaten" im Konfigurationsfenster "Dokumenttitel" von Therefore™ Solution Designer.
Da dieses Ereignis oft ausgelöst werden kann, ist die Protokollierung auf einmal pro Benutzer alle 15 Minuten beschränkt. Diese Rate kann nicht konfiguriert werden. Das Server-Verlaufsprotokoll protokolliert weiterhin jeden Abruf.

Workflow-Verlauf

Das Fenster "Workflow-Verlauf" enthält eine Tabelle von Ereignissen neben einem Diagramm des Workflows. Abgeschlossene Übergänge erscheinen grün hervorgehoben, und ausgewählte Ereignisse markieren ihr betreffendes Element rot im Diagramm.

Datum
Das Datum und die Uhrzeit des Workflow-Ereignisses.

Aktivität
Die Aktivität, in der das Ereignis erfolgt ist.

Benutzer
Der Benutzer, der für das Ereignis verantwortlich ist.

Info
Eine Beschreibung des Ereignisses.

Darüber hinaus können Benutzer das Instanzverlauf-Fenster über das obere Menü vergrößern, verkleinern oder das Diagramm an die Fenstergröße anpassen. Benutzer können außerdem die grüne Schaltfläche "Wiedergabe" verwenden, um die Schritte in der Instanz abzuspielen. Schritte werden dabei im Diagramm grün hervorgehoben, während die Instanz voranschreitet.

Hinweis:

Der Workflow-Verlauf, der in dieser Referenz beschrieben wird, unterscheidet sich vom "Prozessverlauf" im Therefore™ Solution Designer. Nähere Informationen zum Prozessverlauf finden Sie auf der Referenzseite:

Workflow-Entwurf