Automatisches Anfügen an bestehende Dokumente

Über die Funktion "Automatisch Anfügen" können Administratoren festlegen, wie sich ein Dokument bei einer zweiten Speicherung verhalten soll. Das neue Dokument kann zum bestehenden hinzugefügt werden oder es kann dieses ersetzen.

Nachdem die Funktion in Therefore™ Solution Designer konfiguriert wurde, werden Benutzer bei der Dateneingabe informiert, dass das Dokument bereits existiert und welche Konfiguration für das automatische Anfügen aktiv ist.  Wenn gewünscht, kann der Benutzer die vorgegebene Einstellung für das automatische Anfügen vor dem Speichern des Dokuments ändern.

Das automatische Anfügen konfigurieren

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü in der Kategorie, für die das automatische Anfügen konfiguriert werden soll, und wählen Sie "Eigenschaften". Wählen Sie die Registerkarte "Automatisches Anfügen" im Dialogfeld "Eigenschaften".

  2. Wählen Sie den Modus für das automatische Anfügen aus. Die Standardeinstellung ist "Automatisch": Das automatische Anfügen wird aktiviert, wenn die Kategorie ein eindeutiges Indexfeld hat.

  3. Wählen Sie in der Tabelle aus, welche Indexfelder verwendet werden sollen, um zu prüfen, ob das neue Dokument einem bestehenden Dokument entspricht. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen zu speichern, und speichern Sie dann die Kategorie. Wenn ein Dokument mit derselben eindeutigen Kennung in Therefore™ gespeichert wird, befüllt Therefore™ alle anderen Felder mit den Daten aus dem bestehenden Dokument.

  4. Darüber hinaus ist beim Hinzufügen der Indexdaten am unteren Rand des Dialogfelds eine Symbolleiste zum automatischen Anfügen verfügbar. Der Benutzer kann dann die Standardaktion für das automatische Anfügen ändern, indem er eine andere Einstellung in der Dropdownliste wählt.
    Wenn der Benutzer auf "Speichern" klickt und das Bestätigungssymbol aktiv ist, wird das neue Dokument im Therefore™ Viewer zum Einchecken durch den Benutzer geöffnet.
    Wenn es deaktiviert ist, wird das Dokument gespeichert, ohne im Therefore™ Viewer geöffnet zu werden. Die anfängliche Einstellung ist aktiv, aber wenn ein Benutzer diese ändert, wird die neue Einstellung für den aktuellen Benutzer beibehalten. Es ist auch möglich, das bestehende Dokument im Therefore™ Viewer anzuzeigen und das automatische Anfügen rückgängig zu machen, falls Indexdaten falsch eingegeben wurden.