Neue Aktendefinition

Aktendefinitionen sind das Therefore™-Äquivalent eines Karteiordners und sie enthalten verschiedene Gruppen von Dokumenten, die jede durch eine Kopfseite geteilt sind, die ein eindeutiges Feld enthält.

Akten können auch verwendet werden, um einen Workflow-Prozess zu starten.

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie eine neue Aktendefinition erstellen und dann innerhalb dieser Aktendefinition eine Kategorie einrichten.

Das Erstellen einer neuen Aktendefinition ähnelt dem Erstellen einer neuen Kategorie:

Eine neue Kategorie erstellen

Eine neue Aktendefinition erstellen

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Neue Aktendefinition", indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten "Repository" klicken und dann "Neue Aktendefinition" aus dem Kontextmenü wählen.

  2. Fügen Sie Felder zu der Akte hinzu, ähnlich wie sie zu einer Kategorie hinzugefügt werden.
    Ein Bild einer Aktendefinition, die Indexdatenfelder enthält

Eine neue Kategorie in einer Aktendefinition einrichten

Sie können jederzeit neue Kategorien zu einer Aktendefinition hinzufügen.

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Neue Kategorie", indem Sie unter der entsprechenden Aktendefinition mit der rechten Maustaste auf den Knoten "Kategorie" klicken.

  2. Das Dialogfeld wird mit einer Kopie der Indexdatenfelder aus der Aktendefinition geöffnet. Sie können hier wie gewünscht Felder zur Kategorie hinzufügen oder aus ihr löschen. Es wird jedoch empfohlen, die Kopfzeilenfelder beizubehalten, die zur eindeutigen Identifizierung einzelner Akten verwendet werden.
    Ein Bild einer Kategorie unter der zuvor erstellten Aktendefinition

In diesem Beispiel ist das Feld "Aktennr." in der rechten oberen Ecke des Dialogfelds "Kategorie" eine eindeutige interne Kennung. Dieses Feld kann nicht gelöscht werden und es ist für Benutzer nicht sichtbar.

Info-Symbol

Hinweis:

Durch das Synchronisieren mit einer externen Datenbank können Akten automatisch erstellt werden.

Aktenkopffelder synchronisieren

Aktenkopffelder können nachträglich zu bestehenden Aktenkategorien hinzugefügt werden.

Nachdem das neue Feld zum Aktenkopffeld hinzugefügt wurde, fügen Sie ein neues abhängiges Feld zu der Aktenkategorie hinzu. Wählen Sie "Aktennr." und dann das Feld, das zu der Aktenkategorie hinzugefügt werden soll.