Dokument exportieren

Dokument exportieren
Diese Aktivität kann verwendet werden, um Indexdaten (im XML-Format) und/oder ein Dokument automatisch in das Dateisystem zu exportieren. Dokumente können als PDF, PDF/A-1b, mehrseitiges TIFF oder im Originalformat exportiert werden.

Allgemeine Einstellungen
Nähere Informationen zu den allgemeinen Einstellungen von Workflow-Aktivitäten finden Sie hier:
Workflow-Aktivitäten

Bearbeiten
Öffnet die Einstellungen für diese Aktivität.

Basiskonfiguration

Exportieren nach
Die Dropdownliste zeigt die Webspeicher und FTP-Server im zentralen Zugangsdatenspeicher. Exportieren Sie das Dokument an das ausgewählte Ziel aus der Dropdown-Liste.

Zugangsdaten

Zielordner
Geben Sie den vollständigen Pfad im lokalen oder Cloud-Dateisystem zu dem Ordner an, in dem die exportierten Dateien gespeichert werden sollen. Es können auch Workflow- und Indexdatenmakros verwendet werden, um eine datenabhängige Ordnerstruktur zu erstellen. Die Exportordner werden vom Exportvorgang automatisch erstellt.

Dateien exportieren
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den Export von Dokumentdateien zu aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, werden nur die Indexdaten exportiert.

Datei exportieren als
Die Dokumentdateien können entweder in ein anderes Format konvertiert oder im ursprünglichen Format belassen werden. Verfügbare Formate sind PDF, PDF/A-2b und mehrseitiges TIFF.

Zu einer Datei zusammenfassen
Wenn ein anderes Format als "Original" gewählt wurde und dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, dann werden alle Dateien im Therefore™-Dokument zu einer einzigen Datei zusammengefasst (PDF und Mehrseitiges TIFF).

Ohne Anmerkungen
Wenn aktiviert, werden keine PDF-Anmerkungen mit der Dokumentdatei exportiert.

Muster für Exportdateinamen
Geben Sie das Dateinamenmuster für die exportierten Dokumentdateien ein (Standardeinstellung ist der ursprüngliche Dateiname). Über Schaltfläche "Makros" können Sie datenabhängige, beschreibende oder eindeutige Dateinamen definieren.

Indexdaten exportieren als
Indexdaten sind standardmäßig nicht für den Export eingerichtet. Sie können jedoch in den folgenden Formaten exportiert werden: JSON, XML (vorlagenbasiert), XML und CSV. Wenn Sie den Export von Indexdaten in einem dieser Formate konfigurieren, wird eine zusätzliche Registerkarte zur Aktivitätskonfiguration hinzugefügt. Nähere Einzelheiten zu dieser Konfiguration finden Sie nachfolgend.

Bestehende Datei gefunden
Legen Sie das Verhalten für Fälle fest, in denen bereits eine Datei mit demselben Namen vorliegt. Das Verhalten kann sein: "Fehler melden", "Überschreiben" oder "Beide Dateien behalten".

Hinweis:
Es kann nicht garantiert werden, dass eindeutige Dateinamen funktionieren.

Zielordner
Geben Sie einen Pfad zum lokalen Dateisystem oder zum Cloud-Speicher an.
Workflow- und Indexdatenmakros können ebenfalls verwendet werden, um eindeutige Dateinamen zu erstellen.

Datei exportieren als
Das Dokument kann entweder in ein anderes Format konvertiert oder im ursprünglichen Format belassen werden. Verfügbare Formate sind PDF, PDF/A-1b und mehrseitiges TIFF.

Ohne Anmerkungen
Wenn aktiviert, werden keine PDF-Anmerkungen mit der Datei exportiert.

Muster für Exportdateinamen
Geben Sie eine Namenskonvention an, die für den Export des Dokuments mit einem benutzerdefinierten Namen verwendet werden soll. Workflow- und Indexdatenmakros können ebenfalls verwendet werden, um eindeutige Dateinamen zu erstellen. Beachten Sie, dass jegliche ungültigen Zeichen dabei durch einen Unterstrich im Dateinamen ersetzt werden.

Mediendaten exportieren als
Wählen Sie aus der Liste der Dateiformate aus (einschließlich XML, JSON und CSV).

XML/JSON/CSV-Dateinamen exportieren
Geben Sie den Namen und den Pfad für die Datei ein. Indexdatenfelder und Workflow-Makros, z. B. [@InstanceNo] können über die Schaltfläche "Makros“ hinzugefügt werden. Schaltfläche, um eindeutige Dateinamen zu erstellen.

Metadaten als XML

Indexdaten
Sie können festlegen, welche Indexdaten exportiert werden sollen. Standardmäßig werden alle Indexdaten exportiert, aber wenn Sie ein Tag löschen, wird dieses auf <nicht exportieren> eingerichtet. Die Namen der XML-Tags können ebenfalls wie gewünscht bearbeitet werden.

Hinweis:

Die Reihenfolge der XML-Tags ist nicht festgelegt, daher sollte sie nach dem Export nicht für die weitere Verarbeitung verwendet werden.
Um nur die Indexdaten und nicht das eigentliche Dokument zu exportieren, löschen Sie die Tags "Dateien (Haupt-Tag)" und "Datei".
Um das Dokument ohne dazugehörige XML-Datei zu exportieren, löschen Sie alle XML-Tags und geben Sie den Ordnerpfad in das Feld "Name der XML-Exportdatei" ein (z. B. c:\temp\export\).

Metadaten als JSON

Indexdaten
Sie können festlegen, welche Indexdaten exportiert werden sollen. Standardmäßig werden alle Indexdaten exportiert, aber wenn Sie ein Tag löschen, wird dieses auf <nicht exportieren> eingerichtet. Die Namen der JSON-Tags können ebenfalls wie gewünscht bearbeitet werden.

Hinweis:

Um nur die Indexdaten und nicht das eigentliche Dokument zu exportieren, löschen Sie die Tags "Dateien (Haupt-Tag)" und "Datei".
Um das Dokument ohne dazugehörige JSON-Datei zu exportieren, löschen Sie alle Sie JSON-Tags und geben Sie den Ordnerpfad in das Feld "Name der JSON-Exportdatei" ein (z. B. c:\temp\export\).

Indexdaten als CSV

Trennzeichen
Trennt Indexfelder mit einem ausgewählten Zeichen als Trennzeichen (z. B. ,. oder ; usw.).

Kennzeichner
Definiert jeden einzelnen Indexfeldwert zwischen einem ausgewählten Satz von Zeichen (z. B. " oder ' usw.).

Spaltenkopfzeilen schreiben
Spaltenüberschriften in die exportierte CSV-Datei einschließen.

An bestehende Datei anfügen
Die neue Datei wird an das bestehende Dokument angefügt.

Indexdaten
Sie können festlegen, welche Indexdaten exportiert werden sollen. Standardmäßig werden alle Indexdaten exportiert, aber wenn Sie ein Tag löschen, wird dieses auf <nicht exportieren> eingerichtet. Die Namen der CSV-Tags können ebenfalls wie gewünscht bearbeitet werden.

Hinweis:

Um nur die Indexdaten und nicht das eigentliche Dokument zu exportieren, löschen Sie die Tags "Dateien (Haupt-Tag)" und "Datei".
Um das Dokument ohne dazugehörige CSV-Datei zu exportieren, löschen Sie alle Sie CSV-Tags und geben Sie den Ordnerpfad in das Feld "Name der CSV-Exportdatei" ein (z. B. c:\temp\export\).
Indexfelddaten können mit den Schaltflächen "Hinzufügen" und "Entfernen" hinzugefügt bzw. entfernt werden.
Die Reihenfolge der Indexfelddaten kann über die Schaltflächen "Nach oben" und "Nach unten" festgelegt werden.

Vorlagen-XML laden
Die XML-Vorlage in die Indexdaten-Zuordnungstabelle laden.

Vorlagen-XML anzeigen
Die XML-Vorlage in Editor anzeigen und bearbeiten.

Skript
Sie können ein Initialisierungsskript erstellen, das vor der Feldzuweisung ausgeführt wird. Sie können hier auch Variablen und Funktionen definieren, die dann für die Zuweisungsskripte verfügbar sind.

Indexdaten
Geben Sie an, wie die XML-Vorlage mit Indexdaten befüllt werden soll, d. h. wie die tatsächliche Export-XML aus der Vorlage generiert wird. Skripte, die einen bestimmten Wert (typischerweise einen Indexfeldwert) zurückgeben, können hier erstellt und den "Leaf"-Tags der XML-Vorlage zugewiesen werden. Während des Exports werden diese "Leaf"-Tags mit den zugewiesenen Skriptergebniswerten befüllt.

Hinweis:
Wenn ein Zuweisungsskript ein Array von Werten zurückgibt (z. B. Tabellenindexfeld-Spaltenwerte), dann wird das zugewiesene "Leaf"-Tag in der resultierenden XML-Datei so oft wiederholt wie die Elementanzahl im Array. Es ist möglich, den repetitiven XML-Teil vom "Leaf"-Tag in eine vollständige Sub-Tag-Struktur zu erweitern, indem Sie entsprechend von einem Tabellenfeldnamen zu einem Nicht-Leaf-Tag zuordnen.