Historique

Therefore™ Navigator fournit un journal des événements relatifs à un document, un dossier ou une instance de workflow, classés par ordre chronologique. Ces journaux permettent à l'utilisateur de disposer d'un enregistrement détaillé des activités associées à ces éléments.

Vous accédez à ces trois historiques via Therefore™ Navigator. Sélectionnez l'élément, puis l'option « Historique... » sur l'onglet Accueil du menu du ruban. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un élément (Instance de workflow, Dossier ou Document) dans la liste de résultats et sélectionner « Historique... » dans le menu contextuel.

Quelle que soit la méthode utilisée, une boîte de dialogue « Historique » s'ouvre. Vous pouvez également consulter l'historique d'un document ou d'un dossier en l'ouvrant dans Therefore™ Viewer. L'historique s'affiche sous forme d'onglet sous le document. Lorsqu'un nouvel événement est enregistré, il apparaît sous forme de ligne dans le tableau Historique et chaque colonne vous fournit des informations complémentaires.

Historique document

Le tableau Historique document se compose de 5 colonnes :

Version
Identifie la version du document associée à l'événement. Cette colonne n'est mise à jour que lorsqu'une modification est apportée au document, auquel cas une nouvelle version est générée.

Utilisateur
Identifie l'utilisateur responsable de l'événement.

Date
Indique la date et l'heure de l'événement.

Événement
Identifie le type d'événement. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous une description détaillée des types d'événements enregistrés dans l'historique d'un document et d'un dossier.

Informations complémentaires
Le cas échéant, indique des détails complémentaires relatifs au type d'événement.

Historique du dossier

Le tableau Historique du dossier contient des colonnes similaires, mais une colonne Document au lieu d'une colonne Version.

Document
Si un document du dossier est modifié, il est identifié dans cette colonne.

Liste d'événements - Historique d'un document et d'un dossier

Vous trouverez ci-dessous la liste détaillée des événements susceptibles de figurer dans l'historique d'un document et d'un dossier.

Événement figurant dans un historique	Description	Contenu d'« Informations complémentaires »	Affiché dans l'historique d'un document et/ou d'un dossier
Document créé	Le document a été créé.	Titre¹ du document.	Les deux
Nouvelle version créée	Une nouvelle version du document a été mémorisée.	Commentaire de libération.	Les deux
Document supprimé²	Le document a été supprimé logiquement et placé dans la corbeille.	Vide.	Les deux
Document restauré	Le document a été restauré à partir de la corbeille.	Titre¹ du document.	Les deux
Données d'index du document modifiées	Les données d'index du document ont été modifiées.	Champs des données d'index modifiées³.	Les deux
Document imprimé	Le document a été imprimé.	Vide.	Les deux
Document exporté	Le document a été exporté ou envoyé par e-mail. Tâches de workflow incluses : Envoyer courrier (lorsque le document est joint à l'e-mail), Exporter, Appel REST (lors du téléchargement du contenu), Envoyer pour signature et Téléchargement Smart Capture.	Vide si l'exportation est exécutée manuellement. Si l'exportation est exécutée à l'aide d'une tâche de workflow, cette colonne contient des informations relatives au processus de workflow.	Les deux
Collaboration sur le document commencée	Pour plus d'informations, reportez-vous à la référence Collaboration sur les documents.	Vide.	Les deux
Collaboration sur le document terminée	Pour plus d'informations, reportez-vous à la référence Collaboration sur les documents.	Vide.	Les deux
Collaboration sur le document abandonnée	Pour plus d'informations, reportez-vous à la référence Collaboration sur les documents.	Vide.	Les deux
Lien de collaboration sur le document utilisé	Pour plus d'informations, reportez-vous à la référence Collaboration sur les documents.	Vide.	Les deux
Document partagé	Un lien partagé a été créé pour ce document.	Configuration du lien partagé utilisée.	Les deux
Lien partagé d'accès au document révoqué	Un lien partagé a été révoqué pour ce document.	5 premiers caractères de l'ID du lien.	Les deux
Lien partagé d'accès au document modifié	Un lien partagé a été modifié pour ce document.	Configuration du nouveau lien partagé.	Les deux
Lien partagé utilisé	Un lien partagé a été utilisé pour accéder au document.	5 premiers caractères de l'ID du lien.	Les deux
Document récupéré	Le document a été récupéré. Sont inclus tous les modes de récupération d'un document, y compris d'autres services⁴.	Vide.	Les deux
Document récupéré via Portal	Le document a été récupéré à l'aide de Portal.	Vide.	Les deux
Document ajouté au dossier	Le document a été ajouté à un dossier existant. Les données d'index ont donc été modifiées pour pointer un document vers un autre dossier.	Vide.	Historique d'un dossier uniquement
Document déplacé hors du dossier	Le document a été supprimé d'un dossier existant. Les données d'index ont donc été modifiées pour pointer un document vers un autre dossier.	Vide.	Historique d'un dossier uniquement
Dossier créé	Un dossier a été créé.	Nom du dossier¹.	Historique d'un dossier uniquement
Dossier fermé	Le dossier a été fermé.	Vide.	Historique d'un dossier uniquement
En-tête du dossier modifié	Les données d'index d'un dossier ont été modifiées.	Champs des données d'index modifiées³.	Historique d'un dossier uniquement
Dossier rouvert	Le dossier a été rouvert.	Vide.	Historique d'un dossier uniquement
Dossier supprimé	Le dossier a été supprimé logiquement et placé dans la corbeille.	Vide.	Historique d'un dossier uniquement
Dossier restauré	Le dossier a été restauré à partir de la corbeille.	Nom du dossier¹.	Historique d'un dossier uniquement

Ce titre correspond au paramètre « Historique - Nom du document » de la fenêtre de configuration Titre du document dans Therefore™ Solution Designer.
Il est impossible d'afficher l'historique d'un document supprimé. Cet événement n'est visible qu'en tant qu'entrée lorsqu'un document est restauré à partir de la corbeille.
Ce champ contiendra les champs des données d'index modifiées. La valeur précédente sera affichée entre parenthèses. S'il n'existe pas de valeur précédente, le champ sera vide. Plusieurs mots clés seront indiqués et « + » figurera avant les valeurs ajoutées et « - » avant les valeurs supprimées. Vous pouvez indiquer les champs comparés et affichés à l'aide du paramètre « Historique - Données d'index » de la fenêtre de configuration Titre du document dans Therefore™ Solution Designer.
Cet événement ne peut être consigné qu'une seule fois par utilisateur toutes les 15 minutes en raison de la fréquence à laquelle il peut être déclenché. Cette fréquence ne peut pas être configurée. Le journal d'audit du serveur continue à consigner chaque extraction.

Historique du workflow

La fenêtre Historique des instances contient un tableau d'événements et un diagramme du workflow. Les transitions terminées sont affichées en vert et les événements sélectionnés affichent en rouge l'élément correspondant dans le diagramme.

Date
Indique la date et l'heure de l'événement du workflow.

Tâche
Identifie la tâche pendant laquelle s'est produit l'événement.

Utilisateur
Identifie l'utilisateur responsable de l'événement.

Infos
Contient une description de l'événement.

À l'aide du menu affiché dans le haut de l'écran, la fenêtre Historique des instances vous permet également d'effectuer un zoom avant ou arrière et d'adapter le diagramme à la fenêtre. Vous disposez par ailleurs du bouton vert « Lire » pour illustrer les diverses étapes de l'instance, qui sont affichées en vert sur le diagramme au fur et à mesure de l'exécution de l'instance.

Remarque :

L'historique du workflow auquel est consacrée la présente référence est différent d'« Historique du processus » dans Therefore™ Solution Designer. Pour plus d'informations sur Historique du processus, reportez-vous à la référence :

Création de workflow