Dokument-Versionskontrolle
Bevor Sie ein Dokument bearbeiten können, muss es zunächst ausgecheckt (gesperrt) werden, um zu verhindern, dass ein anderer Benutzer gleichzeitig Änderungen daran vornimmt. Andere Benutzer können ein gesperrtes Dokument weiterhin im Lesemodus anzeigen. Nur Benutzer, die die entsprechende Software installiert haben, können Dokumente bearbeiten.
Während ein Dokument ausgecheckt ist, können Sie dessen Indexdaten bearbeiten sowie Dateien aus dem Dokument entfernen oder dazu hinzufügen.
Indexdaten anzeigen und bearbeiten
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Klicken Sie im Menüband auf das Symbol "Auschecken".
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Klicken Sie im Menüband auf das Symbol "Indexdaten". Das über die Dokumentkategorie definierte Dialogfeld "Indexdaten" wird geöffnet. Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen können die Indexdaten des Dokuments ändern und ihre Änderungen speichern. Klicken Sie zum Bestätigen der Änderungen auf die Schaltfläche "Einchecken". Dadurch wird eine neue Version des Dokuments erstellt.
Benutzer mit Administratorrechten für ein Schlüsselwortverzeichnis können außerdem neue Schlüsselwörter direkt im Therefore™ Navigator oder Therefore™ Viewer eingeben. Um ein Schlüsselwort hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Schlüsselwortfeld und wählen Sie „Neues Schlüsselwort“, während die Indexdaten angezeigt werden.
Dokumente bearbeiten
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Klicken Sie im Menüband auf das Symbol "Auschecken".
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Wählen Sie im Fenster "Miniaturbilder" eine Datei zur Bearbeitung aus.
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Klicken Sie im Menüband auf das Symbol "Datei bearbeiten". Die Datei wird in ihrer verknüpften Anwendung geöffnet. Wenn keine verknüpfte Anwendung gefunden wird, erhalten Sie die Möglichkeit, eine Anwendung zum Öffnen der Datei auszuwählen.
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Speichern Sie die Datei nach Abschluss der Bearbeitung und beenden Sie die Anwendung. Klicken Sie auf das Symbol "Einchecken". Je nach den vom Administrator konfigurierten Einstellungen für Kommentare, sind Kommentare entweder zulässig oder erforderlich. Eine neue Dokumentversion wird erstellt und anderen Benutzern zur Verfügung gestellt. Das ursprüngliche Dokument kann weiterhin als alte Version angezeigt werden.
Dateien hinzufügen und entfernen
Sie können Dateien zu einem bestehenden Dokument hinzufügen und daraus löschen.
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Während Sie das Dokument anzeigen, können Sie es zur Bearbeitung auschecken, indem Sie im Menüband auf die Schaltfläche "Auschecken" klicken.
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Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche "Datei hinzufügen". Ein Dateiauswahldialogfeld wird geöffnet, in dem Sie zum Ordner der neuen Datei navigieren können. Klicken Sie auf "Öffnen", nachdem Sie die gewünschte Datei ausgewählt haben. Die neue Datei wird zum Dokument hinzugefügt und im Fenster "Miniaturbilder" angezeigt.
Alternativ können Sie Dateien aus direkt aus Windows-Explorer in das Fenster "Miniaturbilder" ziehen, um sie hinzuzufügen.
Seiten können auch über Scanner hinzugefügt werden. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche "Scannen & anfügen". Legen Sie fest, ob die Datei am Ende des Dokuments angehängt (Scannen & anfügen) oder vor der ausgewählten Seite eingefügt werden soll (Scannen 6 einfügen).
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