Gebrauch des Therefore™ Capture Client

Ein Erfassungsprofil erstellen oder bearbeiten

1. Klicken Sie auf "Profilassistent". Wählen Sie ein bestehendes Profil (zur Bearbeitung) oder geben Sie einen neuen Namen ein, der sich auf die Kategorie bezieht, unter der die Dokumente gespeichert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Start".

2. Der Profilassistent wird geöffnet und Sie sehen die erste Registerkarte, "Scaneinstellungen". Die Einstellungen auf dieser Registerkarte werden automatisch auf jeden Scanner angewendet, den Sie zum Scannen verwenden. Richten Sie die Einstellungen wie gewünscht ein.

3. Sie können verschiedene Bildverarbeitungsoptionen auf die gescannte Seite anwenden, um die Bildqualität zu optimieren. Es wird dabei empfohlen, jeweils eine Option anzuwenden und dann eine Vorschau anzuzeigen, bevor Sie eine weitere Option wählen.

4. Das nächste Dialogfeld wird benötigt, wenn Kategorie- oder Indexdaten aus einem Barcode extrahiert werden sollen. Therefore™ unterstützt verschiedene Barcodetypen und gestattet die Verwendung von mehreren Barcodes auf einer Dokumentseite. Es gibt keine Beschränkung für die Anzahl der Barcodes. Klicken Sie auf "Neu" und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein. Klicken Sie dann auf "Beispiel" und öffnen Sie eine Datei mit dem gewünschten Barcode. Doppelklicken Sie auf den Barcode. Wenn sein Typ unterstützt wird, erkennt das System den Barcode automatisch. Außerdem müssen Sie angeben, auf welcher Seite der Barcode erscheint, wie häufig er vorkommt und wie er auf der Seite ausgerichtet ist. Einzelheiten zu den anderen Einstellungen und zur Verifizierung finden Sie unter "Barcodedefinitionen".

   Wenn eine Seite mehrere Barcodes des gleichen Typs enthält, müssen Sie eine Zone angeben, um zwischen ihnen zu unterscheiden.

5. Das nächste Dialogfeld wird benötigt, wenn Kategorie- oder Indexdaten aus Text im gescannten Bild extrahiert werden sollen. Diese Daten können auch verwendet werden, um Dokumentumbrüche zu erstellen.

6. Danach können Sie festlegen, wie Dokumentumbrüche erkannt werden sollen. Diese Einstellungen werden zusätzlich zu den auf der Registerkarte "OCR-Zonen" definierten Umbrüchen angewendet.

7. Wählen Sie als Nächstes die Therefore™-Kategorie aus und legen Sie fest, wie die Indexdaten zugewiesen werden sollen.

8. Auf der Registerkarte "Indexfelder" können Benutzer Einstellungen für "Zoom auf Zonen" einrichten, um die manuelle Indizierung zu erleichtern. Beispielsweise können Sie den Zoom so einrichten, dass die Rechnungsnummer angezeigt wird. Der Zoom wird dann beim Öffnen der Dokumentansicht automatisch angewendet.

9. Danach können Benutzer festlegen, in welchem Format die gescannten Bilder gespeichert werden sollen. Außerdem können sie auf dieser Registerkarte auswählen, welche Sprache die OCR-Erkennung verwenden soll.

10. Und schließlich können Sie DLLs (Dynamic Link Libraries) konfigurieren, die an verschiedenen Punkten in der Dokumenterfassung ausgeführt werden sollen.

Dokumente erfassen und speichern

1. Wählen Sie als Erstes ein passendes Erfassungsprofil aus, das über die oben beschriebenen Schritte erstellt wurde. Wenn Sie Papierdokumente durch Scannen erfassen wollen, klicken Sie auf "Scannen". Andernfalls klicken Sie auf "Importieren", um elektronische Dokumente zu erfassen.

2. Ein Stapel wird erstellt und im linken Fensterbereich angezeigt. Je nach den Dokumentumbrucheinstellungen kann jedes Stapelobjekt ein oder mehrere Dokumente enthalten, die jeweils aus einer oder mehreren Seiten bestehen. Das Druckersymbol zeigt, welcher Stapel und welches Dokument aktuell aktiv sind. Über die Funktionen "Scannen" oder "Importieren" können weitere Dokumente zum Stapel hinzugefügt werden.

   Hinweis: Wenn Sie weitere Dokumente zu einem Stapel hinzufügen und für das aktuelle Profil kein Dokumentumbruch definiert ist, werden die Seiten zum aktuell aktiven Dokument hinzugefügt. Beim Ändern des Erfassungsprofils wird jeweils ein neuer Stapel erstellt.

3. Um eine elektronische Datei zu einem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf sie und wählen "Datei hinzufügen" aus dem Kontextmenü. Die Datei erscheint als neue Seite unter dem Dokumentobjekt.

4. Um eine Seite durch Scannen zu einem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf sie und wählen dann "Einzelne Seite scannen" oder "Mehrere Seiten scannen" aus dem Kontextmenü. Die Anzahl der Seiten in einem Dokument wird im Dokumenttitel angezeigt. Die Reihenfolge der Seiten kann per Drag&Drop geändert werden.

5. In der obigen Anleitung wurden dem verwendeten Profil eine Kategorie und Indexdaten zugewiesen. Wenn verbindliche Indexdatenfelder in einem Dokument nicht automatisch ausgefüllt werden, erscheint im Stapel ein Stiftsymbol neben dem Namen. Doppelklicken Sie auf ein Dokument, um mit der manuellen Eingabe von Indexdaten zu beginnen. Nachdem Sie die Kategorie eingerichtet haben, erscheint ihr Name im Dokumenttitel und das Stiftsymbol ändert sich zu einem grünen Häkchen. Wenn jedem Dokument in einem Stapel eine Kategorie und die verbindlichen Indexdaten zugewiesen wurden, kann er in Therefore™ gespeichert werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Stapel und wählen "Stapel speichern" aus dem Kontextmenü.

Indexdaten für alle Dokumente in einem Stapel festlegen

Über die Dokument-Detailansicht können Sie Indexdatenwerte für alle Dokumente in einem Stapel auf einmal festlegen.

1. Wählen Sie im linken Fensterbereich ein Stapelobjekt aus. Die Dokument-Detailansicht wird aufgerufen.

2. Klicken Sie auf eine Indexfeld-Kopfzeile und geben Sie einen Wert ein. Dieser Wert wird auf alle Dokumente im Stapel angewendet.