Dokument
Ein Therefore™ Dokument kann mehrere Dateien enthalten. Wenn Sie ein Dokument im Repository zur Anzeige auswählen, egal ob dieses zu einer Akte oder einer Kategorie gehört, wird eine Seite wie die folgende angezeigt:
Sie können Dateien auf die Schaltfläche "Datei hinzufügen" ziehen oder auf sie klicken, um das lokale Verzeichnis nach Dateien zu durchsuchen, die zusätzlich zu den aktuellen Dateien in das Dokument hochgeladen werden sollen.
Die Miniaturbilder auf der linken Seite zeigen eine Vorschau der im Dokument enthaltenen Dateien. Benutzer können die Miniaturansichten mit der Maus ziehen, um die Dateien im Dokument neu anzuordnen.
Auf der rechten Seite des Bildschirms wird ein Aktionsmenü angezeigt. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Aktionsmenü":
Beim Hinzufügen von Dokumenten zu einer Kategorie müssen Indexdatenfelder ausgefüllt werden. Diese Felder werden beim Erstellen einer neuen Kategorie oder Aktendefinition von einem Administrator im Therefore™ Solution Designer konfiguriert. Nachfolgend finden Sie zusätzliche Informationen zu Indexdatentypen.
| Feldtyp oder Einstellung | Zusätzliche Informationen | Verknüpfungen |
|---|---|---|
| Bedingt verbindliches Feld | Beim Ausfüllen von Indexdaten für ein Dokument sind verbindliche Felder (Pflichtfelder) durch ein rotes Sternchen gekennzeichnet. Felder können auch auf Basis der Werte, die für andere Indexdatenfelder eingegeben wurden, verbindlich gemacht werden. Diese Bedingungen müssen von einem Administrator im Therefore™ Solution Designer definiert werden. | |
| Standardwerte |
Um Zeit beim Ausfüllen von Indexdaten zu sparen, können Indexdatenfelder mit einem Standardwert konfiguriert werden, der automatisch abgerufen wird, wenn Sie eine neue Datei in Therefore™ speichern. Gegenwärtig werden im Therefore™ Web Client die folgenden Standardwerte unterstützt: <File Extension>: Ruft die Erweiterung der Datei ab, die gespeichert wird. <File Name>: Ruft den Namen der gespeicherten Datei ab, einschließlich der Erweiterung. <File Path>: Ruft den Speicherort der Datei auf dem Computer des Benutzers ab. <File Title>: Ruft den Namen der gespeicherten Datei ohne die Erweiterung ab. |
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| Schlüsselwortfeld | Schlüsselwortfelder können ausgefüllt werden, indem Sie Schlüsselwörter aus einer Dropdownliste auswählen. Schlüsselwörter werden von einem Administrator erstellt, der im Therefore™ Solution Designer ein Schlüsselwortverzeichnis einrichtet. Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können neue Schlüsselwörter zu diesen Verzeichnissen hinzufügen, während sie Indexdaten im Therefore™ Web Client bearbeiten. | |
| Pflichtfelder | Dies sind Indexdatenfelder, die Benutzer ausfüllen müssen, wenn sie ein neues Dokument hinzufügen. Sie sind im Therefore™ Web Client durch ein rotes Sternchen gekennzeichnet. Felder können als Pflichtfelder eingerichtet werden, indem Sie die Kategorie im Therefore™ Solution Designer öffnen, mit der rechten Maustaste auf das betreffende Feld klicken, "Eigenschaften" wählen und dann das Kontrollkästchen "Verbindlich" aktivieren. |