Contrôle des versions des documents
Avant d'intervenir sur un document, il est nécessaire de le bloquer (verrouiller) pour empêcher tout autre utilisateur de le modifier simultanément. D'autres utilisateurs peuvent consulter un document verrouillé, mais en mode de lecture seule uniquement. Pour pouvoir modifier des documents, l'utilisateur doit disposer du logiciel approprié.
Lorsqu'un document est bloqué, vous pouvez modifier ses données d'index, et supprimer ou ajouter des fichiers associés.
Affichage et modification des données d'index
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Cliquez sur l'icône Bloquer le document du ruban.
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Cliquez sur l'icône Données d'index du ruban. La boîte de dialogue Données Index correspondant à la catégorie du document s'affiche. Tout utilisateur disposant de permissions de modification peut modifier la valeur des champs et mémoriser les modifications. Pour confirmer toute modification, cliquez sur le bouton Libérer. Vous créez ainsi une nouvelle version du document.
Tout utilisateur doté de permissions d'administration pour un dictionnaire de mots clés est également autorisé à ajouter directement des mots clés dans Therefore™ Navigator ou Viewer. Pour ajouter un mot clé, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ de mot clé et sélectionnez « Nouveau mot clé » lorsque vous consultez les données d'index.
Modification de documents
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Cliquez sur l'icône Bloquer le document du ruban.
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Sélectionnez un fichier à modifier dans le volet Imagettes.
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Cliquez sur l'icône Modifier fichier du ruban. Le fichier s'ouvre dans l'application associée. Si aucune application associée n'est détectée, vous pouvez choisir un programme dans lequel ouvrir le fichier.
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Une fois toutes les modifications effectuées, mémorisez le fichier et quittez l'application utilisée. Cliquez sur l'icône Libérer. Selon les paramètres relatifs aux commentaires configurés par l'administrateur, vous pouvez ou devez ajouter un commentaire. Une nouvelle version du document est créée et mise à la disposition de tous les autres utilisateurs. Vous pouvez continuer à afficher le document d'origine en tant qu'ancienne version.
Ajout et suppression de fichiers
Vous pouvez ajouter ou supprimer des fichiers dans un document existant.
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Lorsque vous affichez le document, bloquez-le pour le modifier en cliquant sur le bouton « Bloquer le document » dans le menu du ruban.
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Cliquez sur « Ajouter fichiers » dans le menu du ruban. Un sélecteur de fichiers s'ouvre et vous permet d'accéder à l'emplacement du nouveau fichier. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Le nouveau fichier est ajouté au document et s'affiche dans le volet « Imagettes ».
Vous pouvez également glisser-déposer des fichiers directement dans le volet « Imagettes » depuis l'Explorateur Windows pour les ajouter.
Vous pouvez aussi ajouter des pages à l'aide d'un scanner. Cliquez sur le bouton « Numériser et ajouter » dans le menu du ruban. Indiquez si le fichier doit être ajouté en fin de document (Numériser et ajouter) ou inséré avant la page sélectionnée (Numériser et insérer).
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